Tournées-rencontres

Afin de promouvoir et de faire rayonner la littérature, l’UNEQ coordonne, depuis 1979, le programme Tournées-rencontres, financé par le Conseil des Arts du Canada. Faire connaître la littérature canadienne à travers le pays, par le biais de ceux qui la font, c’est-à-dire les écrivains : voilà l’objectif principal du programme.

Plus de 200 rencontres sont soutenues annuellement, à travers le Canada. Le programme Tournées-rencontres s’applique uniquement aux membres de l’Union des écrivaines et des écrivains québécois (UNEQ); pour des rencontres, lectures et courtes conférences organisées par des bibliothèques, des organismes à caractère culturel (maisons de la culture, musées, galeries d’art, etc.), des collèges ou des universités au Canada. Ce programme ne s’adresse pas aux institutions des niveaux primaire et secondaire.

L’UNEQ paie un cachet de 250 $ à l’écrivain ainsi que ses frais de transport. Un cachet peut être divisé entre deux écrivains.es (125$ chacun) pour une rencontre conjointe (aucune autre répartition de cachet n’est admis).  Si la demande de l’organisme est acceptée, des frais de gestion de 75$ (taxes en sus) sont exigés.

Les demandes doivent être soumises au secrétariat de l’UNEQ, par courriel, lors des dates d’ouverture suivantes :

  • Pour les rencontres ayant lieu entre le 1er avril et 31 août : à compter du 1er février, 9 h.
  • Pour les rencontres ayant lieu entre le 1er septembre et le 31 décembre : à compter du 1er juin, 9 h.
  • Pour les rencontres ayant lieu entre le 1er janvier et le 31 mars : à compter du 1er octobre, 9 h.

Si l’une de ces dates tombe une fin de semaine ou un jour férié, la date est reportée au jour ouvrable suivant.

Aucune demande ne sera acceptée avant la date prévue et l’heure indiquée.

 

Organiser une rencontre en 6 étapes

1 Admissibilité

  • Admissibilité de l’organisme
    • Est admissible : bibliothèque, organisme à caractère culturel (événement, maison de la culture, musée, galerie d’art, etc.), librairie, lieu de diffusion culturel, collège ou université au Canada. (Non-admissibles : institutions des niveaux primaire et secondaire)
    • Le maximum de rencontres qui peuvent être soutenues lors d’une année (du 1er avril au 31 mars) est de 4.
  • Admissibilité de l’écrivain invité
    • Membre de l’UNEQ depuis au moins trois (3) mois au moment de la demande. Pour vérification cliquez ici
    • Auteurs de fiction (poésie, roman, nouvelles, contes, théâtre, littérature jeunesse), de biographies ou d’essais littéraires. (Non-admissible : auteurs de livres de développement personnel, de guides touristiques, de bibliographies, de livres de recettes, de catalogue d’exposition, de manuels d’instruction, de guides pratiques, d’ouvrages destinés à l’enseignement ou de livres de référence spécialisés)
    • Le maximum de cachets qui peuvent être accordés à un auteur lors d’une année (du 1er avril au 31 mars) est de 4. L’auteur qui effectue une tournée de rencontres en région éloignée (à plus de 500 km de son domicile) a droit à un cachet supplémentaire lors de l’année, pour un maximum de 5.
  • Admissibilité de la rencontre
    • Avoir lieu dans un endroit public
    • Aucun frais d’admission ne doit être exigé.
    • Escompter un minimum de 15 participants.

2. Communication avec l’écrivain

  • vérifier sa disponibilité
  • vérifier don admissibilité (si le nombre de cachets maximum a été atteint, par exemple)
  • convenir des frais liés à la rencontre

3. Présentation de la demande

  • Remplir et envoyer le formulaire de demande à la date convenue
  • Les demandes doivent être soumises au secrétariat de l’UNEQ, par courriel, lors des dates d’ouverture suivantes :
    • Pour les rencontres ayant lieu entre le 1er avril et 31 août : à compter du 1er février, 9 h*.
    • Pour les rencontres ayant lieu entre le 1er septembre et le 31 décembre : à compter du 1er juin, 9 h.
    • Pour les rencontres ayant lieu entre le 1er janvier et le 31 mars : à compter du 1er octobre, 9 h.
  • Évaluation des demandes
    • Certaines mesures positives ont été mises en place afin d’optimiser l’atteinte des objectifs visés par le programme et de respecter les partenariats existants entre divers organismes et l’UNEQ. Les demandes qui correspondent à ces mesures sont donc priorisées et peuvent être déposées avant la date d’ouverture afin que les cachets nécessaires soient réservés. Les mesures positives sont les suivantes :
      • Petites communautés (moins de 2 000 habitants)
      • Régions éloignées (plus de 500 km du domicile de l’invité)
      • Communautés de minorité linguistique
      • Demandes présentées par les associations régionales d’auteurs
    • Hors des priorisations effectuées pour les demandes qui font partie de ces mesures positives, les demandes – si admissibles – sont acceptées par ordre de réception («première reçue, première acceptée). À NOTER : les cachets disponibles pour chacune des périodes sont rapidement distribués, souvent dès les premières minutes de l’ouverture… Il est donc important d’envoyer vos formulaires dès 9 h.
    • Délai : généralement, les réponses sont envoyées, par courriel, dans la semaine qui suit la date d’ouverture.
    • Notez que si votre demande est refusée et qu’il vous est possible de la reporter à la période suivante, votre demande sera alors priorisée lors de la prochaine ouverture.

4. Acceptation de la demande

  • Vous recevrez, par courriel, la lettre d’entente (stipulant les conditions et règlements mentionnés ci-dessus) ainsi que la facture des frais de gestion (75 $ + taxes).
  • Dès réception de la lettre d’entente signée (par couriel, par télécopieur ou par la poste), les documents nécessaires seront envoyés à l’auteur par l’UNEQ (nous traiterons ensuite directement avec l’auteur pour le paiement du cachet et le remboursement des frais de transport).

5. Promotion de la rencontre

  • Faites parvenir votre matériel promotionnel (affiches, communiqués, dépliants de programmation, articles de journaux régionaux, etc.) à l’UNEQ.

6. Suivi

  • À la suite de la rencontre, l’écrivain doit remplir, signer et retourner le formulaire de paiement et de remboursement ainsi que le rapport d’appréciation qui lui ont été envoyés au préalable (sur réception de la lettre d’entente signée).
  • Aucun document n’a à être transmis par l’organisme d’accueil.

 

Frais liés à la rencontre

  • Frais encourus par l’organisme :
    • frais de gestion, payables à l’UNEQ, sur acceptation de la demande : 75 $ (taxes en sus)
    • frais de séjour (respas et hébergement), payables à l’auteur
  • Frais assumés par le programme :
    • cachet de 250 $ par rencontre (pouvant être divisé entre deux auteurs, au maximum, participant à une même rencontre)
    • frais de transport : montant maximum de 400 $* (vérifier auprès de l’UNEQ le type de transport admissible)

Les organismes d’accueil peuvent collaborer avec d’autres organismes régionaux pour mettre sur pied une tournée. En plus des frais de déplacement d’un maximum de 400 $ par rencontre individuelle (pour un maximum de deux rencontres par jour), un montant supplémentaire de 300 $ peut être demandé pour une troisième rencontre, jusqu’à concurrence de 1 100 $ par écrivain (rencontres individuelles seulement).

La demande peut donc se faire ainsi :

  • Frais de déplacement pour une tournée avec le même écrivain :
    • 1re rencontre individuelle : maximum de 400 $;
    • 2e rencontre individuelle : maximum de 400 $;
    • 3e rencontre individuelle : maximum de 300 $;
    • pour un total n’excédant pas 1 100 $ et sur remise de pièces justificatives.

Pour consulter les conditions et règlements


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